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Descrição.
Fazer os controles de registros de documentos eletrônicos do Sistema de Gestão da Qualidade, mantendo o site com conteúdo atualizado, backup de segurança, guarda, disponibilidade de versões antigas bem como orientando quanto à tramitação dos documentos de compras entre as áreas de compras.
Fatores de sucesso do processo
Prazo de execução; Disponibilidade de informações; Disponibilidade e integridade.
Limites de Processo
Início: Backup periódico; Guarda automática; Solicitação de acesso a histórico. Solicitação de Publicação; Recebimento do documento físico.
Fim: Guarda das versões antigas em Backup; Disponibiliza Versão; Publicação de nova versão no Site; Manutenção das informações disponíveis; Envio do documento físico.
Termos e definições específicos
Atualização tipo 1: informação constante na solicitação de atualização encaminhada a área de tecnologia, que informa que este deve ser publicada no período de 24 horas decorridas da solicitação.
Atualização tipo 2: informação constante na solicitação de atualização encaminhada a área de tecnologia, que informa que este deve ser publicada no período de 48 horas decorridas da solicitação.
OBS: Demais Termos consultar Glossário neste site (Link http://www.colombo.pr.gov.br/semad_.asp?id=963 )
Requisitos
Decreto municipal 2289/2010 (Link http://www.colombo.pr.gov.br/semad/decretos/Decreto_Municipal_2289_2010.pdf)
Lei 8.666/1993 e alterações posteriores da Constituição Federal (Link http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8666compilado.htm )
Instruções normativas do Tribunal de Contas do Estado (Link do site do TCE-PR http://www.tce.pr.gov.br/servicos_municipal.aspx )
Manual da qualidade (link http://www.colombo.pr.gov.br/semad_.asp?id=965 )
Norma ISO 9001.
Registros
Requisição de atualização de versão.
Guarda de versão.
Publicação nova versão.
Solicitação de acesso a histórico.
Tramite no Sistema Gerenciador de Informações
Responsabilidades
Gestão do sistema de qualidade – Rita de Cássia Camargo Gonçalves.
Gerenciamento dos recursos e resultados – Narcelis Quinsler/Ismailin Schrotter
Execução do processo – Ancelmo Mickus / Ismailin Schrotter
Versão atualizada deste procedimento e divulgação de novas versões – Ismailin Schrotter
Fluxogramas
Processo Atualização
Processo de Backup
Processo Solicitação de Versão Antiga
Tramitação de Documentos de Compras
Descritivo das atividades
Processo Atualização:
Etapa |
Responsável
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Tipo
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Descritivo / Ação
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Requisitos
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Início
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Processo Atualização
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Início de Processo
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Solicitação de atualização de Processo.
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- Solicitação de atualização
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Requer TI ?
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Processo de Informação
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Decisão:
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Verifica se a atualização não é somente texto ou cadastro de formulário e requer encaminhar solicitação para área de TI:
Sim: Formaliza solicitação para TI.
Não: Encaminha para publicação da nova versão.
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- Solicitação de atualização.
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Solicita Atualização
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Processo de Informação
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Registro
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Solicita junto a TI por e-mail, a atualização a ser executada no site, indicando qual processo, informação ou documento que deve ser atualizado além do tipo da atualização, que pode ser do Tipo 1 e do Tipo 2, sendo as atualizações do tipo 1 executadas em até 24 horas de sua solicitação e as do tipo 2 em até 48 de sua solicitação.
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- E-mail formalizando a solicitação de atualização com todas as informações necessárias.
- Solicitação de atualização
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Publicação TI
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Área de Informação
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Atividade
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Com base na solicitação de atualização e no e-mail recebido a área de TI executa a atualização do site.
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- E-mail solicitando atualização.
- Documento de atualização.
- Acesso intranet do site.
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Informação
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Área de Informação
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Registro
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Informa o solicitante da publicação efetuada no site.
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- Acesso a e-mail.
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Publicação
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Processo de Informação
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Atividade
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Executa a atualização que pode ser de 24 ou 48 horas da solicitação de atualização.
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- Documento de atualização.
- Acesso intranet do site.
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Guarda Versão
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Processo de Informação
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Processo
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Guarda a nova versão para quando esta tornar-se antiga e solicitada que a versão estar disponível. A versão antiga deverá estar disponível pelo período de vinte anos a contar de sua guarda.
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- Versão do processo para guarda.
- Processo de Guarda.
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Fim
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Processo Atualização
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Fim de Processo
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Final de Processo
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Processo de Backup
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Etapa
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Responsável
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Tipo
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Descritivo / Ação
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Requisitos
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Início
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Processo de Informação
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Início de Processo
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Guarda da versão antiga do documento
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Solicitação de Atualização.
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Backup
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Processo de Informação
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Atividade
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Guarda a versão antiga do documento na rede, em uma pasta destinada aos processos ISO 9001.
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Acesso ao site para obtenção da versão a ser guardada.
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Registro
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Área de TI
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Registro
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Executa backup diário da pasta onde estão arquivadas as versões antigas dos documentos.
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Backup diário.
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Fim
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Processo de Informação
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Fim de Processo
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Final de processo
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Processo Solicitação Versão Antiga
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Etapa
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Responsável
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Tipo
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Descritivo / Ação
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Requisitos
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Início
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Área Solicitante
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Início de Processo
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Solicitação da versão
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Solicitação Versão
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Área Solicitante
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Registro
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Formaliza o pedido por documento escrito ou e-mail contendo as informações necessárias.
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- Solicitação de versão com as informações necessárias.
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Disponibiliza
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Processo de Informação
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Atividade
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Localiza a versão solicitada e disponibiliza cópia e a encaminha por e-mail para o solicitante da coordenação.
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- E-mail de solicitação de versão.
- Acesso ao banco de dados na rede para disponibilizar cópia.
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Versão Antiga
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Processo de Informação
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Registro
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Encaminha para a área solicitante por e-mail.
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- Versão solicitada disponibilizada via e-mail;
- Solicitação da área requisitante.
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Fim
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Processo de Informação
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Fim de Processo
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Final de processo
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Tramitação de Documentos de Compras
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Etapa
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Responsável
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Tipo
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Descritivo / Ação
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Requisitos
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Início
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Área Remetente
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Início de Processo
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Envio do documento para a área de destino. Se for processo de compras fazer o envio físico e eletrônico simultâneo, fazendo uso do sistema gerenciador de informações adotado pela Prefeitura.
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- Documento de compra;
-(Sistema gerenciador de informações)
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Possível Recebimento?
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Áreas de Compras
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Decisão
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A área recebedora verifica se é possível fazer o recebimento do documento, inclusive em se tratando de processo de compras com número de protocolo, verificar se a movimentação deste foi feito de maneira correta, utilizando o sistema gerenciador de informações adotado pela Prefeitura.
Sim: Faz o recebimento do documento.
Não: Registra a ocorrência.
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- Documento de compra;
-(Sistema gerenciador de informações)
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RNC
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Áreas de Compras
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Registro
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Fazendo uso da ferramenta RNC (registro de não conformidade) o servidor da área registra a impossibilidade do recebimento eletronico via sistema gerenciador de informações naquele momento, solicitando a área remetente o envio de protocolo eletrônico naquele momento pelo sistema.
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- Documento de compra;
- Acesso ao site.
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Recebimento
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Áreas de Compras
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Registro
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Registra o recebimento do documento, seja na planilha de controle das áreas, ou no caso de processos de compra com número de protocolo via sistema gerenciador de informação.
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- Documento de compra;
- (Acesso a planilha de controle)
-(Sistema gerenciador de informações)
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Guarda
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Áreas de Compras
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Atividade
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Providencia a guarda do documento em local seguro até o momento de executar a atividade.
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- Documento de compra;
- Local para guarda.
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Atividade
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Áreas de Compras
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Atividade
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Executa a atividade, conforme etapa da cadeia de processos.
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- Processos ISO;
- Documento de compra.
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Atividade
OK?
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Áreas de Compras
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Decisão
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Verifica se as informações existentes no documento de compras são suficientes e corretas para desenvolvimento da atividade.
Sim: Da seqüência ao documento de compras.
Não: Encaminha para registro da não conformidade.
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- Processos ISSO;
- Documento de compra.
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RNC
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Áreas de Compras
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Registro
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Fazendo uso da ferramenta RNC (registro de não conformidade) o servidor da área registra a ausência ou o erro da informação.
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- Documento de compra;
- Acesso ao site.
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Possível Solucionar?
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Áreas de Compras
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Decisão
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A não conformidade detectada durante a execução da atividade foi possível solucionar pela área executora?
Sim: Foi possível executar a atividade mesmo com a ausência ou erro de informação.
Não: A causa da RNC não é possível ser tratada pela área sendo necessário devolver o documento de compras para correção do problema à área responsável pela inclusão da informação.
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- Documento de compra;
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Devolução
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Áreas de Compras
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Decisão
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Faz o envio de devolução do documento de compras para a área de origem da não conformidade, para que a área de origem de tratamento a esta, resolvendo o problema, e re-encaminhando o documento na etapa em que foi devolvido, e em se tratando de documento de compra com número de protocolo, fazer uso do sistema gerenciador de informações.
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- Documento de compra;
- (Sistema Gerenciador de Informação)
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Necessário guarda?
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Áreas de Compras
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Decisão
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Verifica se há necessidade de fazer a guarda do documento.
Sim: Providencia guarda.
Não: Encaminha para envio do documento para próxima fase.
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Guarda
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Áreas de Compras
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Atividade
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Providencia a guarda do documento em local seguro até o momento de executar a atividade.
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- Documento de compra;
- Local para guarda.
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Envio
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Áreas de Compras
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Registro
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Providencia o envio do documento para dar continuidade ao processo de compras, registrando na planilha de envio de documento das áreas e em caso da existência de número de protocolo fazer o envio deste pelo sistema gerenciador de informações.
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- Documento de compra;
- (Sistema Gerenciador de Informação)
- (Acesso a planilha de controle)
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Fim
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Informação
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Fim de Processo
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Final de processo
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Indicadores
Link para planilha de indicadores http://www.colombo.pr.gov.br/semad_.asp?id=1031
Cumprimento do prazo de publicação junto à área de TI.
Nome |
Objetivo
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Método/ Cálculo.
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Limite Aceitável
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Ação
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Cumprimento do prazo publicação TI
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Monitorar o cumprimento do prazo nas solicitações de atualização no processo de TI
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Número de publicações atendidas no prazo estipulado (NPA) divididos pelo Número total de solicitações de atualização(NTSA) vezes cem igual ao percentual de cumprimento de prazo nas solicitações de atualização (PCPSA).
Formula: PCPSA = (NPA / NTSA) x 100
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Percentual de cumprimento de prazo nas solicitações de atualização PCPSA = ?
*Obs. Não há histórico para definição de um limite aceitável para este cálculo, sendo necessário o monitoramento destes números para definição de um limite aceitável.
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N/A
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Backup realizados em dias úteis.
Nome |
Objetivo
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Método/ Cálculo.
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Limite Aceitável
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Ação
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Backup realizados
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Medir o desempenho de backups realizados diariamente das versões disponíveis para guarda.
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Número de backup realizados no mês (NBRM) divididos pelo número de dias úteis do mês (NDUM) vezes cem igual ao percentual de backup realizados no mês(PBRM).
Formula: PBRM = (NBRM / NDUM) x 100
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Percentual de backup realizado no mês.
PBRM = 95%
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N/A
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Solicitação de Versão Antiga
Nome |
Objetivo
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Método/ Cálculo.
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Limite Aceitável
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Ação
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Solicitação
Versão Antiga
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Medir o prazo para disponibilizar a versão antiga ao solicitante.
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Data de envio da versão antiga ao solicitante (DEVAS) menos a Data de solicitação de versão antiga (DSVA) igual ao número de dias para disponibilizar a versão antiga ao solicitante (NDDVAS).
Formula: NDDVAS = DEVAS – DSVA
Obs. Somente contabilizado dias úteis.
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Número de dias para disponibilizar a versão antiga ao solicitante NDDVAS = 2 dias.
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N/A
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Exemplo de Documento
- Solicitação de Atualização. (http://www.colombo.pr.gov.br/semad/download/Solicitacao_de_Atualizacao_Site_e_Confirmacao_de_Publicacao_de_TI.pdf)
Controle de Versões
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Versão
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Data
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Alteração
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Elaborador
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Revisor
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1.0
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01/09/2011
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Versão inicial
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Ismailin
|
Emilio
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|
1.1
|
28/11/2011
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Incluído descritivo de SIPOC
|
Ismailin
|
Ismailin
|
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2.0
|
14/12/2011
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Alteração do nome do Processo, inclusão do fluxograma “tramitação de documentos de compras”, novo indicador.
|
Ismailin
|
Marco
|
|
2.1
|
05/11/2012
|
Revisão de Processo
|
Ismailin
|
Ismailin
|
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